verwaltungsbeirat

Der Verwaltungsbeirat

Der Verwaltungsbeirat ist von § 29 WEG nicht zwingend vorgeschrieben, aber er ist ein sehr wichtiger Organ, welches Ihre Interessen als Wohnungseigentümer gegenüber der Hausverwaltung vertritt. Die wichtigste Aufgabe des Verwaltungsbeirats ist die Kontrolle des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung des Verwalters. Der Verwaltungsbeirat ist die ständige Vertretung der Eigentümerversammlung gegenüber dem Verwalter und vermittelt zwischen dem Verwalter und der Wohnungseigentümergemeinschaft. Der Verwaltungsbeirat ist der dritte Mitwirkende an der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Hauptorgane der Verwaltung sind an erster Stelle die Eigentümerversammlung und an zweiter Stelle der Verwalter.

Bezüglich des Verwaltungsbeirats gibt es drei Möglichkeiten einer Regelung:

  1. Die Teilungserklärung oder die Gemeinschaftsordnung regelt, dass ein Verwaltungsbeirat bestellt werden soll.
  2. Die Teilungserklärung oder die Gemeinschaftsordnung schließen die Bestellung eines Verwaltungsbeirats grundsätzlich aus.
  3. Die Teilungserklärung und die Gemeinschaftsordnung enthalten keine Regelungen über den Verwaltungsbeirat.

Im letzteren, wohl häufigsten Fall steht es Ihnen frei, ob Sie einen Verwaltungsbeirat wählen wollen. Für den Fall, dass sich die Eigentümerversammlung dazu entschließt, einen Verwaltungsbeirat zu wählen, genügt die einfache Mehrheit der Eigentümerversammlung.

Aufgaben des Verwaltungsbeirats

Gemäß Wohnungseigentumsgesetz hat der Verwaltungsbeirat folgende Aufgaben zu erfüllen:

Unterstützung des Verwalters „Der Verwaltungsbeirat unterstützt den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben“, § 29 Abs. 2 WEG. Zu diesen Aufgaben gehört die Überwachung der Einhaltung der Hausordnung sowie vor allem die Vorbereitung der Eigentümerversammlung. Kontrolle der Kosten. Zu den weiteren Aufgaben des Verwaltungsbeirats gehört die Prüfung des Wirtschaftsplans, der Verwalterabrechnung, der Rechnungslegungen und der Kostenvorschläge. Der Verwaltungsbeirat teilt Ihnen und den restlichen Wohnungseigentümern das Ergebnis der Prüfung in der Regel in der Eigentümerversammlung mit. Sollte das Prüfungsergebnis bereits bei der Einberufung zur Eigentümerversammlung schriftlich vorliegen, können Sie als Eigentümer vom Verwalter verlangen, dass er diese Stellungnahme des Verwaltungsbeirats dem Einladungsschreiben anfügt.

Einberufung der Eigentümerversammlung. Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats sowie seine Stellvertreter haben das Recht zur Einberufung der Eigentümerversammlung. Dieses Recht kann aber nur in engen gesetzlichen Grenzen ausgeübt werden, so z. B. wenn ein Verwalter fehlt, oder sich der Verwalter pflichtwidrig weigert, die Eigentümerversammlung einzuberufen. Vorteil dieser Regelung ist es, dass in solchen Fällen nicht erst das Gericht bemüht werden muss, einen Notverwalter zu bestellen. Dadurch wird die Handlungsfähigkeit der Eigentümergemeinschaft sichergestellt.

Sonderaufgaben

In der Praxis stellen die durch das Wohnungseigentumsgesetz vorgesehenen Pflichten des Verwaltungsbeirats nur einen Teil der Tätigkeiten der Verwaltungsbeiräte dar. Grund für die straffe gesetzliche Regelung ist, dass die Wohnungseigentümer einen möglichst breiten Entscheidungsspielraum haben sollen. Häufig wird die Kassenprüfung bzw. die Prüfung des Rechnungswesens des Verwalters einem Wohnungseigentümer übertragen, damit mit dieser Aufgabe nicht der gesamte Verwaltungsbeirat belastet wird.

In diesem Zusammenhang sollte darauf geachtet werden, dass nur solche Wohnungseigentümer für Sonderaufgaben ausgewählt werden, die auch die nötige Kompetenz und Ausbildung für solche Aufgaben haben. Nur dann können sie die ihnen übertragenen Aufgaben ordnungsgemäß und sinnvoll erfüllen.

Zusätzliche Aufgaben des Verwaltungsbeirats.

Weitere nicht gesetzlich geregelte Aufgaben des Verwaltungsbeirats können die Abnahme von vorgenommenen Bauarbeiten, die Auftragserteilung für Modernisierungsarbeiten, oder Abschluss und Kündigung des Verwaltervertrags sein. In besonders großen Wohnanlagen kann es sinnvoll sein, dass der Verwaltungsbeirat seinerseits zusätzliche Gremien bildet. So kann beispielsweise ein „Bauausschuss“ gebildet werden, um die Vorbereitungen für eine umfangreiche Instandsetzung durchzuführen.

Der Beirat macht den Verwalter nicht überflüssig.

Der Verwalter und der Verwaltungsbeirat arbeiten grundsätzlich zum Wohl der Eigentümergemeinschaft. Dies macht es notwendig, dass sie in einer partnerschaftlichen Weise zusammenarbeiten. Es ist weder im Gesetz vorgesehen, noch sinnvoll, dass der Verwaltungsbeirat als Ersatz für den Verwalter betrachtet wird. Das wichtigste Organ für die Eigentümergemeinschaft ist die Eigentümerversammlung. Hier werden alle Beschlüsse gefasst. Diesen Beschlüssen kann weder der Verwaltungsbeirat noch der Verwalter vorgreifen. Wird ein Verwalter neu bestellt, nimmt der Verwaltungsbeirat in der Regel eine Vorauswahl vor. Der Verwaltungsbeirat legt dann der Eigentümerversammlung entsprechende Vorschläge vor.

Wann ist ein Verwaltungsbeirat sinnvoll?

Die Institution eines Verwaltungsbeirats ist in vielen Wohnanlagen gänzlich unbekannt. Dies ist vor allem in kleineren und kleinsten Wohnungseigentumsanlagen der Fall. Denn in ihnen ist es den Eigentümern leicht möglich, den Überblick über die wichtigen Dinge zu behalten. Dies sind vor allem die Tätigkeiten des Verwalters, die finanziellen Verhältnisse der Gemeinschaft, die Probleme der Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums. Für größere Anlagen ist es empfehlenswert, einen Verwaltungsbeirat zu bestellen.

Wie wird ein Verwaltungsbeirat bestellt?

Der Verwaltungsbeirat besteht gemäß § 29 Abs. 1 WEG aus einem Wohnungseigentümer als Vorsitzendem und zwei weiteren Wohnungseigentümern als Beisitzern. Die Beiratsmitglieder sollten kompetente und beruflich qualifizierte Personen sein. Somit ist es ratsam im Beirat einen Architekten, einen Juristen oder Betriebswirt zu haben. Durch eine Vereinbarung bzw. durch Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung können selbstverständlich auch andere Regelungen getroffen werden. Es ist daher bei großen Eigentumsanlagen durchaus möglich vier, sechs, acht oder mehr Personen als Mitglieder des Verwaltungsbeirats zu bestellen. Dies empfiehlt sich bei großen Eigentümergemeinschaften oder bei Anlagen mit mehreren Häusern.

Dauer der Bestellung zum Beirat, ist im Gesetz nicht geregelt. Der Beirat ist grundsätzlich solange im Amt, bis eine Neuwahl erfolgt. Jedes einzelne Mitglied des Verwaltungsbeirats hat das Recht sein Amt niederzulegen. Hierbei ist es an keine Zeiten oder Fristen gebunden. Auskunft vom Verwaltungsbeirat? Im Gegensatz zum Verwalter ist der Verwaltungsbeirat nicht verpflichtet, Ihnen als Eigentümer außerhalb der Eigentümerversammlung Auskunft zu erteilen. Der Verwaltungsbeirat ist grundsätzlich nur der Eigentümerversammlung, das heißt den Eigentümern als Gesamtheit, zur Auskunft über seine Tätigkeit verpflichtet.

Vergütung der Verwaltungsbeiratstätigkeit.

Ob Verwaltungsbeiräte für ihre Tätigkeit entlohnt werden müssen oder einen Anspruch auf einen Aufwendungsersatz haben, ist im Gesetz nicht geregelt. Früher war die Beiratstätigkeit grundsätzlich ehrenamtlich, denn für den einzelnen Wohnungseigentümer war es eine Auszeichnung und Ehre, zum Verwaltungsbeirat gewählt zu werden. In den meisten Fällen hat sich bis heute nichts an dieser Einstellung geändert. Heutzutage ist aber die Verwaltung des Wohnungseigentums komplizierter und vielschichtiger als es vor 20 oder 30 Jahren der Fall war. Für einen Beirat ist es heute fast unerlässlich, eine gewisse Fachkompetenz auf wirtschaftlichem, baulichem oder juristischem Gebiet zu besitzen. Somit haben sich für den Verwaltungsbeirat nicht nur die Aufgaben vergrößert, sondern auch in ihrer Qualität verändert. Dem Verwaltungsbeirat könnte grundsätzlich durch die Eigentümerversammlung ein Budget für seine Zwecke eingeräumt werden. Dieses muss selbstverständlich mit dem Verwalter abgerechnet werden. Je nach Sachlage empfiehlt es sich, dass der Verwaltungsbeirat mit entsprechender Fachliteratur ausgestattet wird und die Mitglieder des Verwaltungsbeirats an gewissen Seminaren teilnehmen. Diese Kosten sind selbstverständlich wieder Verwaltungskosten. Über diesen Kostenersatz hinaus kann den Verwaltungsbeiratsmitgliedern auch der Arbeits- und Zeitaufwand vergütet werden. Hierbei kommt es wiederum auf die konkreten Umstände des Einzelfalls an, die jede Eigentümergemeinschaft unterschiedlich handhaben kann.

Beiratsvergütung nur auf Beschluss!

Wichtig: Es müssen stets deutliche Mehrheitsbeschlüsse von der Eigentümerversammlung gefasst werden, wie und in welcher Höhe die Beiratsmitglieder vergütet werden sollen. Ein solcher Beschluss kann von der Eigentümerversammlung bereits bei der Bestellung des Verwaltungsbeirats gefasst werden, oder erst später, wenn sich die Notwendigkeit für solche Vergütungen ergibt.

Haftung.

Grundsätzlich haftet der Beirat gemäß § 280 BGB für jede Fahrlässigkeit. Der Haftungsumfang der Verwaltungsbeiratsmitglieder kann sich danach bemessen, ob die Verwaltungsbeiräte für ihre Tätigkeit entlohnt werden oder nicht. Bei ehrenamtlicher Tätigkeit müssen die Verwaltungsbeiräte bei ihrer Arbeit die Sorgfalt eines ordentlichen Beiratsmitglieds aufwenden. Bei einer vergüteten Beiratstätigkeit bemisst sich ihre Sorgfaltspflicht nach der Sorgfalt eines Kaufmanns.

Achtung: Von den Verwaltungsbeiräten, die unentgeltlich tätig werden, können Sie nur die Sorgfalt verlangen, die man von einem ehrenamtlichen Mitglied erwarten kann. Sie haften grundsätzlich auch für leichte Fahrlässigkeit. So können Sie beispielsweise für die Sorgfalt eines Buchprüfers auch dann nicht mehr erwarten, wenn das Beiratsmitglied eine entsprechende Fachausbildung hat. Entgelt steigert die Anforderungen Erfolgt die Tätigkeit der Beiräte dagegen entgeltlich, so steigen auch die Anforderungen an sie.